Eccoci al terzo appuntamento con le nostre lezioni di smart working e smart printing powered by Epson!
Oggi vi parlerò della produzione e della stampa dei preventivi e delle fatture
Con l’avvento della fatturazione elettronica si è progressivamente passati ad una dematerializzazione dei preventivi e delle fatture.
Ricordo infatti che la fattura elettronica prevede l’utilizzo di codici specifici che permettono di far pervenire la fattura non solo al destinatario, ma anche all’Agenzia delle Entrate mediante il sistema di interscambio (sdi). Non c’è più carta: solo byte.
Conseguentemente, molti di noi hanno di fatto, smesso di stampare le fatture organizzandole solo in maniera digitale. Con vantaggi e svantaggi del caso.
Per altri, invece, stampare una fattura diventa un obbligo per via della necessità di apporre la marca da bollo.
La normativa è in questo periodo di legge di bilancio sottoposta a dibattito.
Per ulteriori approfondimenti sul tema, suggerisco quindi di leggere questo articolo:
https://www.agendadigitale.eu/documenti/fatturazione-elettronica/imposta-di-bollo-nelle-fatture-la-guida-per-tutte-le-situazioni/
Al di là degli obblighi di legge, il tema della conservazione e della stampa è un tema di costante attualità.
La necessità di archiviare in formato tradizionale le fatture è una esigenza comune. Soprattutto da coloro che non hanno l’obbligo di procedere con l’invio della documentazione al sistema di interscambio. Il fatto che il tema sia “caldo” ci viene confermato da Google trends con la dicitura “conservazione fatture elettroniche”
Come potete vedere la ricerca del termine è sempre attiva e proprio in questo ultimo periodo ha subito una impennata.
Se invece andiamo a cercare “stampa di fatture elettroniche” la curva ha delle vere e proprie “fiammate” a metà mese, ossia quando è tempo di pagare l’iva e altre scadenze fiscali come gli F24 per le ritenute dei collaboratori.
Il mio suggerimento è quello di conservare una copia cartacea delle fatture.
Infatti il salvataggio dei file è una operazione apparentemente banale e proprio per questo spesso non viene fatta bene.
La scelta della nomenclatura dei file, la tassonomia delle cartelle dove devono essere conservati i file e non ultimo la loro politica di salvataggio e di backup:
si tratta di azioni che spesso non hanno policy chiare e stabili e spesso sono più lasciate al buon cuore del lavoratore che a prassi consolidate. Queste andrebbero impostate, comunicate e seguite sia se si lavora da soli (fosse altro per rapportarsi al meglio con il commercialista o con un collaboratore) che in una società.
Nella mia esperienza è capitato di vedere fatture che non si trovavano, archivi persi per mancanza di backup e ritardi nella ricerca dovuti a nomi errati dei file.
Insomma una perdita di tempo incredibile che porta inefficienza e comunica disorganizzazione. Cosa che viene percepita dai nostri clienti e fornitori e non è mai positiva.
L’archiviazione delle fatture cartacee invece ha logiche più semplici, basta un raccoglitore, dei fogli forati trasparenti e uno spazio dove stoccarli. In base al volume del vostro business potrete optare per un raccoglitore per anno o per semestre. Vi auguro di averne uno anche per ogni mese!
Per meglio facilitare le opzioni di stampa partiamo dal supporto.
Le fatture possono essere realizzate con software dedicati come Fattureincloud, Zucchetti o Aruba. Il mercato è comunque ricco di alternative, mi sono limitato a segnalare alcuni dei più noti.
Altra possibilità è quella di usare soluzioni più basic come word o excel (ovviamente cito i sistemi di Office ma uguale discorso si può fare per la suite di Google Drive o di Apple).
Mentre i software di fatturazione hanno già delle impostazioni predefinite per ottenere facilmente pdf o stampe già impaginate, i modelli di office, Apple o google drive richiedono qualche accorgimento ad hoc.
Vediamo i principali
1) verificate il formato: orizzontale o verticale?
2) Potete stampare sia il foglio così come lo visualizzate, oppure selezionare delle celle specifiche
3) Verificate il formato della carta. Nella stragrande maggioranza dei casi il formato è a4, tuttavia se optate per qualche modello precompilato, potreste trovare di default altri formati e dover quindi rimettere mano alla stampa.
4) Potete anche adattare il documento ad una sola pagina, questa funzione è utile se la fattura dovesse avere diciture lunghe ma non abbastanza da giustificare una nuova pagina che risulterebbe praticamente bianca se non per una riga. E’ davvero sgradevole stampare un documento e ritrovarsi una pagina su due praticamente vuota.
5) per lanciare le stampa potete usare i sistemi nativi del vostro computer, tuttavia vi suggerisco caldamente di usare i software forniti da Epson optando per la stampa da pc/mac o attraverso l’applicazione Epson iprint per smartphone.Queste applicazioni sono già preconfigurate per la vostra stampante e garantiscono un controllo maggiore in fase di stampa.
Avrete infatti la possibilità di selezionare oltre al formato anche la tipologia di supporto, il layout, la qualità (impostate sempre standard se non dovete inviare la copia cartacea ma dovete solo conservarla) e il colore. Se nella vostra fattura compaiono loghi aziendali colorati, potreste valutare la stampa in bianco e nero per risparmiare il colore. La Epson Ecotank ET4700 per esempio vi indica la quantità di colore e di nero disponibile.
Una funzione che trovo molto utile è l’aggiunta di stampa della data. In questo modo posso sapere non tanto a quando risale il documento prodotto, quanto quando è stato stampato. Questa è una funzione killer per evitare di fare confusione con contratti e altri documenti ufficiali.
In conclusione ricordatevi di tenere una copia cartacea dei vostri documenti più importantI.
Fanno da backup e possono essere richiamati più velocemente, in particolare quando i documenti devono essere consultati da più persone e nel tempo.
Cosa, questa, pressoché normale in una piccola media azienda.
Buona stampa….smart!