Giusto qualche spunto nato dall’ esperienza e dalla lettura di vari articoli/libri sul tema.
1) il più banale e ovvio: non sovraccaricate la vostra casella di posta! Evitate quindi di iscrivervi a tutte ma a proprio tutte le newsletter diventando invece più selettivi nella scelta delle vostre fonti.
2) non abusate della e-mail come strumento. Tante volte si scambia l’e-mail per un sistema di chat con botta e risposta continui. L’e-mail deve contenere più informazioni possibile e istruzioni chiare. Idealmente quindi basta una mail di richiesta ed una mail di risposta. Stop!
Per chiarimenti e approfondimenti meglio una telefonata o in alternativa una chattata (Msn, Skype, Gtalk, devono essere considerati anche strumenti di lavoro).
3) Organizzate la posta con poche cartelle. Ho conosciuto persone che avevano quasi cento cartelle su Outlook. Oggi tutti i nuovi client (cioè programmi) di posta elettronica prevedono un efficente motore di ricerca che può essere un valido aiuto nelle ricerche. Per l’organizzazione della vostra attività lavorativa e non solo potete creare una cartella “posta letta” facendoci finire le e-mail con le richieste evase e una cartella “to do” dove metterete le e-mail a cui rispondere.
I minimalisti (mi ci metto anche io) possono anche fare a meno di quest’ultima cartella. Semplicemente quello che è in “posta in arrivo” (la cartella predefinita in cui arrivano tutti i messaggi) deve essere fatto. Se siete ansiosi, però, questa soluzione potrebbe non piacervi quindi.. pensateci!
4) Imparate ad utilizzare i filtri. Visto che lo spam è un fenomeno tutt’altro che morto, imparate a mettere i messaggi di posta che potete sicuramente classificare come spam in “posta indesiderata”. Questo vi farà risparmiare parecchio tempo.
5) Giustamente o ingiustamente, non rispondere alle e-mail viene visto come un segno di maleducazione e non come testimonianza di quanto le vostre giornate possano essere piene. Se non riuscite a rispondere a tutti i messaggi valutate la possibilità di applicare un risponditore automatico in cui dite che siete occupatie che potrete accedere sporadicamente alle e-mail. La sincerità nei rapporti personali e lavorativi, del resto non guasta mai e poi la vecchia balla delle riunioni fiume non basta più!
Buon lavoro!